Var börjar man med en AI-inventering?

I den tidigare artikeln om AI Act för företag som använder AI gick vi igenom varför ledningen behöver förstå hur AI används i verksamheten. Nästa praktiska steg är att skapa en första AI-inventering.

Många företag vet att AI används i sin verksamhet.

Färre har en tydlig bild av var AI används, hur användningen ser ut och vem som ansvarar.

Det är en viktig skillnad.

När AI-frågan kommer upp i ledningsgruppen börjar samtalet ofta med verktyg. Har vi Copilot? Använder någon ChatGPT Business? Finns Claude i organisationen? Har våra systemleverantörer börjat bygga in AI-funktioner i CRM, HR, ekonomi, marknad eller kundservice?

Det är relevanta frågor, men de räcker inte för att förstå företagets användning av AI.

En AI-inventering handlar inte bara om att lista verktyg, utan om att hjälpa ledningen att förstå hur AI används, vilka risker och möjligheter som finns och var tekniken kan skapa verkligt värde.

För många företag är detta en praktisk start: att få en överblick över AI-användningen och identifiera var insatser behövs.

Börja i arbetet, inte i verktygslistan

Det är frestande att börja en AI-inventering med en stor lista över alla AI-verktyg som finns i organisationen.

Det kan behövas senare. Men börjar man där, blir inventeringen ofta teknisk och ofullständig.

Många AI-användningar syns inte som separata verktyg. De finns inbyggda i system som företaget redan använder. AI kan finnas i mötesverktyg, dokumenthantering, CRM, HR-system, analysplattformar, kundsupport, marknadsföring, ekonomisystem och branschspecifika applikationer.

En bättre start är att gå igenom de arbetsflöden där AI redan kan påverka kvalitet, tid, beslut eller kundupplevelse.

Vilka arbetsflöden använder AI i dag?
Vilka uppgifter tar AI över, stödjer eller påverkar?
Vilka beslut eller bedömningar får AI vara med och forma?
Vilken information används i processen?
Vem granskar resultatet?

När frågorna ställs på det sättet blir inventeringen mer användbar för ledningen. Den visar inte bara vilka verktyg som finns, utan också hur AI påverkar verksamheten.

Det första steget: skapa en enkel karta över användningen

En AI-inventering behöver inte börja som ett stort projekt.

Det viktiga är att skapa en första karta som går att arbeta vidare med.

Börja med att samla in användningsområden från de delar av verksamheten där AI sannolikt redan används. För många företag handlar det om:

• ledning och administration
• marknad och kommunikation
• sälj och kundrelationer
• HR och rekrytering
• ekonomi och rapportering
• kundservice och support
• IT, system och säkerhet
• juridik, avtal och dokumentation
• produkt, tjänsteutveckling eller leverans

Syftet är inte att hitta allt perfekt från början, utan att ge ledningen en tydlig bild av mönster, risker och prioriteringar.

När inventeringen görs för första gången brukar några saker snabbt bli tydliga.

AI används ofta mer än ledningen tror.
Användningen är ofta mer spridd än vad någon har överblick över.
Medarbetare har ofta olika uppfattningar om vad som är tillåtet.
Flera verktyg används ibland för liknande ändamål.
Vissa användningsområden är mer känsliga än de först verkar.

Inventeringen behövs för att skapa tydlighet, identifiera både risker och möjligheter samt lägga grunden för kloka beslut.

Vad bör en AI-inventering innehålla?

En användbar AI-inventering behöver fånga mer än bara verktygets namn.

För varje användningsområde bör företaget dokumentera minst sju saker.

1. Var används AI?

Börja med verksamhetsområdet.

Används AI i marknad, sälj, HR, ekonomi, kundservice, ledning eller IT? Finns det AI-funktioner i system som redan är etablerade? Används generativa AI-verktyg parallellt med företagets egna system?

Den här delen hjälper ledningen att se var AI redan är en del av vardagen.

2. Vad används AI till?

Beskriv själva uppgiften.

Det kan vara att sammanfatta möten, skriva textutkast, analysera kunddata, skapa bilder, föreslå svar i kundservice, prioritera ärenden, stödja rekrytering, översätta dokument eller ta fram beslutsunderlag.

Ju tydligare användningsområdet beskrivs, desto lättare blir det att bedöma både värde och risk.

“Vi använder AI i marknadsarbetet” säger ganska lite.

“Vi använder AI för att ta fram ett första utkast till LinkedIn-inlägg, nyhetsbrev och kampanjtexter, som sedan granskas av ansvarig marknadsförare”, säger betydligt mer.

3. Vilket verktyg eller system används?

Här dokumenteras verktyget, systemet eller leverantören.

Det kan vara Microsoft Copilot, ChatGPT Business, Claude, ett CRM-system, ett HR-system, ett analysverktyg eller en AI-funktion i en befintlig plattform.

Det är också viktigt att skilja mellan godkända verktyg och verktyg som medarbetare använder på eget initiativ.

Om organisationen inte vet vilka verktyg som används blir det svårt att sätta ramar för säkerhet, data och ansvar.

4. Vilken information används?

Det här är en av de viktigaste delarna av inventeringen.

Företaget behöver förstå vilken typ av information som matas in, bearbetas eller påverkas av AI-systemet.

Är det offentlig information?
Intern information?
Kundinformation?
Personuppgifter?
Avtalsinformation?
Finansiell information?
Känsliga uppgifter?
Information som omfattas av sekretess eller branschkrav?

Riskerna uppstår ofta när information används i fel verktyg, utan tydliga ramar eller utan tillräcklig granskning.

5. Påverkar AI beslut, bedömningar eller människor?

Alla användningsområden behöver inte bedömas på samma sätt.

Att använda AI för att formulera ett internt textutkast är en sak. Att använda AI för att stödja rekrytering, bedöma kundrisk, prioritera ärenden, analysera prestation eller påverka tillgången till tjänster är något annat.

Inventeringen bör därför markera om AI-användningen påverkar människor, beslut eller bedömningar.

Det hjälper ledningen att se vilka användningsområden som behöver en närmare analys.

6. Vem ansvarar för kvalitet och uppföljning?

AI-resultat behöver ofta granskas.

Frågan är av vem.

För varje användningsområde bör det vara tydligt vem som ansvarar för att resultatet håller tillräcklig kvalitet. Det bör också vara tydligt vem som följer upp att användningen fungerar som avsett.

Om ingen äger användningsområdet hamnar ansvaret i praktiken hos den enskilda medarbetaren. Det kan fungera för enkla uppgifter, men det är svagt som organisatoriskt arbetssätt.

7. Är användningen prioriterad, tillåten, pausad eller oklar?

En inventering ska inte bara samla in information. Den ska hjälpa företaget att fatta beslut.

Därför bör varje användningsområde till slut få en enkel status.

Tillåten med nuvarande ramar.
Tillåten, men behöver tydligare instruktioner.
Prioriterad för vidare utveckling.
Behöver riskbedömas.
Pausad tills ansvar eller datahantering är utredd.
Oklar och kräver beslut.

Det gör inventeringen direkt användbar och stödjer ledningens beslut om användningen av AI.

Inventeringen ska visa både risk och värde

Många börjar med en AI-inventering av compliance-skäl. Det är förståeligt, särskilt med AI Act som bakgrund.

Men inventeringen bör inte bara bli en risklista.

Den ska även visa var AI skapar värde.

Ett användningsområde kan vara låg risk men högt värde. Ett annat kan vara hög risk och lågt värde. Ett tredje kan vara strategiskt viktigt men kräva bättre data, tydligare processer eller mer kompetens innan det går att skala.

För ledningen är den skillnaden viktig.

Annars finns risken att organisationen antingen bromsar för mycket eller springer för brett.

En bra AI-inventering hjälper till att prioritera: vad kan fortsätta, vad behöver styras och vad bör utvecklas?

Tre vanliga misstag när företag inventerar AI

Misstag 1: man frågar bara IT

IT har ofta en viktig bild av system, licenser, säkerhet och leverantörer.

IT ser inte alltid hur AI används i arbetet.

Därför behöver inventeringen också involvera verksamheten. HR behöver beskriva sina användningar. Marknad sina. Sälj sina. Kundservice sina. Ledningen sina.

AI-användning sker där arbetet sker.

Misstag 2: man blandar ihop verktyg och användningsområden

Ett verktyg kan användas på många olika sätt.

ChatGPT kan användas för att skriva en intern sammanfattning, analysera kundfeedback, formulera ett avtalsutkast eller skapa underlag inför ett ledningsmöte. De användningarna kan ha helt olika risker och värden.

Inventeringen ska dokumentera användningsområdet, inte bara verktyget.

Misstag 3: man försöker göra allt för detaljerat från början

En AI-inventering ska vara tillräckligt konkret för att hjälpa ledningen att fatta beslut.

Inventeringen ska inte vara så tung att organisationen fastnar.

Börja med en första version. Identifiera de viktigaste användningsområdena. Fånga de mest uppenbara riskerna. Markera det som behöver utredas vidare.

Det är bättre att ha en levande inventering som används än en perfekt mall som aldrig blir klar.

Vem ansvarar för AI-inventeringen?

AI-inventeringen bör inte ägas av en enskild funktion utan kopplas till ledningen.

IT, juridik, HR och verksamheten behöver ofta bidra, men ledningen behöver äga frågan om riktning och prioritering.

I praktiken fungerar det ofta bäst när en ansvarig person eller en mindre arbetsgrupp samordnar inventeringen och rapporterar till ledningen.

Det kan vara en AI-ansvarig, en verksamhetsutvecklare, en person från ledningsgruppen eller en tvärfunktionell arbetsgrupp med mandat att samla in information och föreslå nästa steg.

Det viktiga är att inventeringen inte blir en administrativ övning vid sidan av verksamheten.

Den ska hjälpa företaget att styra användningen av AI.

Vad är nästa steg efter inventeringen?

När den första kartan finns på plats bör ledningen inte stanna vid dokumentationen.

Nästa steg är att använda inventeringen för att fatta konkreta beslut.

Vilka användningsområden är trygga att fortsätta med?
Vilka behöver tydligare instruktioner?
Vilka kräver mer AI-kompetens av medarbetarna?
Vilka behöver riskbedömas närmare?
Vilka är strategiskt intressanta nog att utveckla vidare?
Vilka bör stoppas eller pausas?

Här blir inventeringen värdefull: den ger ett tydligt beslutsunderlag för styrning och utveckling av AI-användningen.

Den skapar underlag för AI-policy, utbildning, prioriteringar och uppföljning. Den hjälper också ledningen att se var AI redan påverkar företagets arbete, kundrelationer, kvalitet och beslutsfattande.

En enkel start för ledningen

Om ni vill börja den här veckan, börja med tre steg.

1. Be varje avdelning att beskriva vilka AI-verktyg och AI-funktioner den använder i sitt arbete.
2. Be dem ange vad AI används till, vilken information som används och vem som granskar resultatet.
3. Samla ledningen och markera vilka användningsområden som är tillåtna, prioriterade, oklara eller riskkänsliga.

Det behöver inte vara mer avancerat i den första omgången.

Poängen är att skapa överblick.

När överblicken finns blir nästa samtal mycket mer konkret. Då handlar AI inte längre om generella möjligheter eller enskilda verktyg. Då handlar det om företagets faktiska användning, verkliga risker och viktigaste möjligheter.

AI-inventering är början på AI-förmåga

En AI-inventering är inte slutmålet.

Den är början på ett mer medvetet arbetssätt.

När företaget vet var AI används blir det möjligt att skapa riktlinjer som passar vardagen. Det blir möjligt att ge medarbetare rätt AI-kompetens för sina roller. Det blir möjligt att prioritera de användningsområden där AI kan förbättra arbetet på riktigt.

För ledningen ger inventeringen en gemensam karta.

Inte över all teknik som finns på marknaden, utan över den AI-användning som redan påverkar verksamheten.

Det är där ett mer strukturerat AI-arbete börjar.

Vill ni få stöd i att kartlägga er användning av AI?

På Business Heroes® hjälper vi vd:ar, ledningsgrupper, styrelser och ägare att skapa överblick, riktning och struktur i AI-frågan.

I en AI-genomlysning går vi igenom nuläget, användningsområdena, ansvaret, riskerna och nästa steg. För företag som vill arbeta vidare själva finns även AI Leadership Loop™ onlineprogrammet, där AI-inventering, AI-policy, AI literacy och praktisk styrning byggs upp steg för steg.

Boka AI-genomlysning

Läs mer om AI Leadership Loop™ onlineprogrammet