AI Act för företag som använder AI: vad behöver ledningen förstå?

Många företag som använder AI ser fortfarande AI Act som något som främst gäller teknikbolag, systemleverantörer eller organisationer som bygger egna AI-modeller.

Det är en riskabel förenkling.

De flesta företag kommer inte att utveckla egna stora AI-system. Däremot använder de redan AI i verktyg, processer och beslut. Det kan handla om Microsoft Copilot, ChatGPT Business, Claude, CRM-system, HR-system, analysverktyg, mötesverktyg, marknadsföringsplattformar eller branschspecifika system där AI-funktioner redan är inbyggda.

För ledning och styrelse blir frågan därför inte bara vilka regler som gäller för AI-leverantörer.

Den mer praktiska frågan är:

Hur använder vi AI i vår verksamhet, med vilken information, i vilka arbetsflöden och med vilket ansvar?

Det är där AI Act blir relevant för många företag som ser sig själva som användare snarare än som utvecklare av AI.

AI Act handlar om användning, inte bara teknik

AI Act är byggd kring risk. Vissa AI-användningar är förbjudna. Vissa klassas som hög risk. Andra omfattas av transparenskrav, krav på information eller andra skyldigheter. Mycket AI-användning kommer att vara av låg risk, men även då behöver företag förstå vad som faktiskt används.

Det är lätt att missa den poängen.

Om ledningen bara frågar ”Vilka AI-verktyg har vi köpt?” får man en ganska ytlig bild. En licenslista säger inte särskilt mycket om hur AI används i arbetet.

Det viktiga är vad verktygen används till.

• Används AI för att sammanfatta möten?
• För att skriva kundkommunikation?
• För att analysera personuppgifter?
• För att stödja rekrytering?
• För att prioritera leads?
• För att fatta eller påverka beslut om människor?
• För att skapa innehåll som publiceras externt?
• För att hantera intern dokumentation, avtal eller kunddata?

Samma typ av AI-teknik kan innebära olika nivåer av risk beroende på sammanhanget. Därför behöver ledningen förstå användningen, inte bara verktygslandskapet.

Företag som använder AI kan också ha ansvar

En vanlig missuppfattning är att ansvaret ligger hos leverantören.

I vissa delar gör det det. I andra delar kan företaget som använder AI-systemet själv ha skyldigheter, beroende på vilken roll företaget har, vilken typ av system som används och hur AI påverkar människor, information, beslut eller processer.

För ledningen innebär det här att AI-frågan inte kan lämnas helt till IT, juridik eller enskilda entusiaster i organisationen.

IT kan hjälpa till med system, säkerhet och tekniska val. Juridik kan tolka regelverk och avtalsfrågor. HR, marknad, sälj, ekonomi och verksamhetsansvariga behöver förstå sina respektive användningsområden.

Ledningen har ett övergripande ansvar för att styra AI-användningen i organisationen och säkerställa att rätt prioriteringar och riktlinjer fastställs.

Utan en samlad bild blir AI-användningen lätt splittrad. Olika team gör olika bedömningar. Vissa testar snabbt. Andra väntar. Några använder AI i känsliga arbetsflöden utan att riktigt förstå vilka ramar som gäller.

Det är inte en stabil grund när regelverket skärps och användningen av AI ökar.

Det första ledningen behöver förstå: Var AI redan används

Många företag har mer AI i verksamheten än de tror.

AI har helt enkelt flyttat in i många verktyg som redan används i vardagen.

Det kan finnas AI i mötesanteckningar, kundsupport, rekryteringsverktyg, analysplattformar, bild- och textproduktion, dokumenthantering, ekonomisystem och säljsystem. Dessutom använder medarbetare ofta generativa AI-verktyg för att snabbare lösa praktiska uppgifter.

Ledningen behöver därför ta ansvar för att påbörja en AI-inventering och se till att relevanta team deltar i genomförandet.

Inte en teoretisk kartläggning där man bara skriver ner verktygens namn. En användbar AI-inventering behöver visa:

• vilka AI-verktyg och AI-funktioner som används
• vilka delar av verksamheten som använder dem
• vilket syfte användningen har
• vilken information som matas in
• om personuppgifter, kunddata eller känslig information berörs
• om AI påverkar beslut, bedömningar eller externa budskap
• vem som ansvarar för kvalitet och uppföljning

Det här är ofta det första verkliga steget från AI-intresse till AI-styrning genom en praktisk AI-inventering.

Det andra ledningen behöver förstå: Identifiera användningsområden som kräver särskild hantering

Alla AI-användningar är inte lika känsliga.

Att använda AI för att formulera ett första utkast till en intern text är inte samma sak som att använda AI i rekrytering, kreditbedömning, utbildning, kundklassificering eller andra situationer där en person kan påverkas på ett tydligt sätt.

Ledningen behöver därför kunna skilja mellan låg risk, oklar risk och användningar som kan kräva en mer noggrann bedömning.

Ledningen behöver etablera ett arbetssätt där särskilda roller samlar in och bedömer AI-användningsområden som kan påverka människor, rättigheter, kundrelationer, anställning, ekonomi, säkerhet eller viktiga beslut.

Här blir AI-inventeringen central.

När företaget vet var AI används, blir det också möjligt att prioritera. Vissa användningar kan fortsätta med enkla ramar. Andra behöver tydligare instruktioner. Några bör pausas tills ansvar, datahantering och kvalitet är utredda.

Det är bättre att göra den bedömningen medvetet än att upptäcka användningen i efterhand.

Det tredje ledningen behöver förstå: AI-policy måste fungera i vardagen

Många företag kommer nu att ta fram AI-policyer, riktlinjer och interna instruktioner.

En AI-policy måste vara praktisk och stödja beslutsfattande i vardagen, inte bara beskriva önskade ideal.

En användbar AI-policy bör svara på frågor som medarbetare faktiskt har:

• Får jag lägga in kundinformation i ett AI-verktyg?
• Får jag använda AI för att sammanfatta interna möten?
• Får jag använda AI för att skriva underlag till kunder?
• Vad gäller för personuppgifter?
• Vad måste jag kontrollera själv?
• När behöver jag dokumentera användningen?
• Vem frågar jag om jag är osäker?

För ledningen är det inte bara viktigt att en policy finns. Det viktiga är att den hänger ihop med hur verksamheten arbetar.

Om policyn är för juridisk läser få den. Om den är för försiktig bromsar den lärande och utveckling. Om den är för lös flyttar den för mycket ansvar till individen.

En bra AI-policy behöver vara tillräckligt tydlig för att skapa trygghet och tillräckligt praktisk för att kunna tillämpas.

Det fjärde ledningen behöver förstå: AI literacy är redan en ledningsfråga

AI Act innehåller krav på AI literacy. Det betyder i praktiken att organisationer behöver se till att de personer som använder AI har tillräcklig kunskap för sin roll, sitt sammanhang och den typ av AI-användning de ansvarar för.

Det räcker alltså inte att några personer i organisationen är nyfikna och testar verktyg.

Medarbetare behöver förstå hur AI får användas på företaget och vilka specifika ansvarsområden de har. De behöver veta vilka ramar som gäller för information, kvalitet och sekretess. De behöver också ha tillräcklig kunskap för att använda AI i sin egen yrkesroll på ett sätt som är relevant och säkert.

En ekonom behöver inte samma AI-kompetens som en marknadsförare. En HR-chef behöver förstå andra risker än en säljchef. En vd behöver kunna ställa andra frågor än en medarbetare som använder AI för att effektivisera dokumentationen.

AI literacy handlar därför inte bara om utbildning i verktyg.

Det handlar om att människor ska kunna göra bättre bedömningar i sitt arbete.

• Vad kan AI hjälpa mig med?
• När ska jag inte använda AI?
• Vilken information får jag använda?
• Hur kontrollerar jag kvaliteten?
• När krävs mänsklig granskning?
• Vilka beslut kan AI stödja, men inte ersätta?

När medarbetare saknar den kunskapen uppstår två problem samtidigt. Vissa använder AI för försiktigt och går miste om värde. Andra använder AI för brett och skapar risker som organisationen inte har kontroll över.

Det femte ledningen behöver förstå: Följ upp AI ur ett verksamhetsutvecklingsperspektiv

AI Act skapar krav och ramar, men AI-frågan bör inte reduceras till compliance.

För de flesta företag är den större frågan hur AI kan bidra till bättre arbete, bättre beslut och en starkare verksamhet.

Därför behöver ledningen följa upp mer än bara risken. Den behöver också följa upp värdet.

• Sparar AI tid i arbetsflöden som faktiskt spelar roll?
• Blir kvaliteten bättre?
• Minskar personberoende?
• Får chefer bättre underlag?
• Blir kundupplevelsen tydligare eller snabbare?
• Kan medarbetare lägga mer tid på arbete där deras omdöme verkligen behövs?

Om organisationen bara mäter antal licenser, antal utbildningar eller antal AI-tester får ledningen inte veta om AI gör företaget starkare.

AI behöver följas upp som en del av verksamhetsutvecklingen.

Det kräver att ledningen bestämmer vem som ansvarar för att välja användningsområden att prioritera, hantera risker och vidareutveckla lärandet.

Vad kan ledningen göra nu?

För företag som redan använder AI är det viktigaste inte att försöka lösa allt på en gång.

Det viktiga är att skapa överblick och börja styra frågan mer medvetet.

Ett bra första steg är att samla ledningen kring fem frågor:

1. Var används AI i verksamheten i dag?
2. Vilka användningsområden är mest affärskritiska eller riskkänsliga?
3. Vilka ramar behöver medarbetare ha för att säkerställa en säker och relevant användning av AI?
4. Vilken AI-kompetens behöver olika roller i organisationen?
5. Hur följer vi upp om AI skapar värde, kvalitet och bättre arbetssätt?

De frågorna hjälper ledningen att gå från allmän AI-aktivitet till ett mer strukturerat arbetssätt.

AI Act gör behovet av riktning tydligare

AI Act är inte bara en juridisk fråga. För företag som använder AI blir regelverket en påminnelse om något som redan var viktigt: organisationer behöver veta hur AI används, vem som ansvarar och hur tekniken påverkar arbetet, människorna och besluten.

Att köpa licenser och låta användningen växa räcker inte.

Det räcker inte heller att skriva en policy och hoppas att den följs.

Företag behöver bygga upp en praktisk AI-förmåga. Den börjar med en överblick, fortsätter med tydliga ramar och kräver att medarbetare får den kunskap de behöver för sin roll.

För ledning och styrelse är det här den viktigaste förändringen just nu.

Inte att kunna allt om AI Act i detalj.

Utan att förstå vad regelverket betyder för den egna verksamheten och börja skapa den struktur som gör AI-användningen både tryggare och mer värdeskapande.

Vill ni få en bättre överblick över er användning av AI?

På Business Heroes® hjälper vi vd, ledningsgrupper, styrelser och ägare att skapa struktur, ansvar och riktning i AI-frågan.

I våra masterclass-tillfällen går vi igenom vad företag behöver förstå om AI Act, AI literacy, AI-inventering och praktisk AI-styrning. Fokus ligger inte på teknik för teknikens skull, utan på vad ledningen behöver göra för att kunna använda AI mer medvetet i verksamheten. 

Om ni redan vet att AI används i organisationen men saknar en tydlig bild av var, hur och med vilket ansvar, kan nästa steg vara en AI-genomlysning eller AI Leadership Loop™ onlineprogram.